Escalabilidade nas empresas: como equilibrar investimentos e crescimento?

Com o crescimento do ambiente de startups no Brasil e no mundo a escalabilidade nas empresas se tornou assunto frequente no meio empresarial. Porém, vale lembrar que um modelo escalável se encaixa a qualquer tipo de negócio, independentemente do ramo.

Ter um negócio escalável é criar e manter uma organização com processos que fluem, com atividades enxutas e eficientes dentro de um modelo replicável. Além disso, a escalabilidade é focada no crescimento. Dessa forma, elimina qualquer gargalo ou prática que freie resultados positivos e garante que se possa crescer rapidamente e sempre de forma saudável operacional e financeiramente.

Quer escalar sua empresa rumo ao sucesso contínuo? Comece com as seis práticas que abordaremos a seguir! Vamos lá?

1. Mapear processos

O primeiro passo para a escalabilidade é fazer um diagnóstico de como o negócio está para constatar o que deve ser feito para se atingir o objetivo desejado.

Aqui, todas as áreas precisam ser analisadas para a identificação de gargalos, mudanças necessárias e processos elimináveis. Em meio a isso, algumas dúvidas surgem e precisam ser respondidas:

• Como novas oportunidades de negócios são geradas e convertidas em vendas e de que maneira escalar isso?
• Como as notas fiscais são enviadas e recebidas?
• Como são feitas as cobranças? O processo pode ser mantido para um volume maior de clientes?
• Alguma atividade operacional não é essencial?

2. Montar uma equipe multidisciplinar

Toda empresa é multidisciplinar, abrangendo atividades de setores diversos além das operacionais — que sempre são o foco do negócio.

Por isso, é preciso contar com profissionais que se encaixam nessas áreas, como marketing, finanças e contabilidade, para o negócio crescer mais fluidamente. Assim, a equipe consegue se autogerenciar no dia a dia, deixando para o proprietário da empresa a tarefa de participar das decisões mais importantes e medir a eficiência dos funcionários.

A folha de pagamentos é um custo fixo, e que pode ser alto. Ou seja, o investimento deve obrigatoriamente gerar retorno e contribuir para a escalada, o que é muito mais difícil de ocorrer se todas as responsabilidades diárias são centralizadas no empresário.

3. Qualificar a equipe constantemente

Funcionários multidisciplinares são bons, mas se houver rotatividade na empresa ou se eles não se atualizarem junto ao mercado o retorno sobre o investimento em folha de pagamento pode parar de ocorrer.

Logo na montagem da equipe já é útil solicitar qualificações, mas depois das contratações a empresa deve investir no desenvolvimento de seus trabalhadores.

Quanto mais experiência com qualificação contínua a equipe adquire dentro da empresa, mais se torna preparada para ajudar o negócio a crescer. Além disso, como o crescimento exige novas contratações, contar com funcionários preparados e internamente experientes facilita a integração de novos colaboradores, que contam com profissionais preparados para guiá-los no momento inicial.

Ademais, demissões e novas contratações custam dinheiro, aumentando as despesas e reduzindo a eficiência dos setores.

4. Automatizar processos com inteligência

A escalabilidade nas empresas depende da automação de tarefas, que pode desafogar os funcionários e tornar o funcionamento da empresa mais rápido e enxuto.

Consequentemente, os colaboradores têm mais tempo para se dedicar a outras responsabilidades e trabalhar de maneira mais estratégica, não sendo apenas força de trabalho manual para o andamento de atividades.

Por exemplo, as notas fiscais recebidas podem ser baixadas automaticamente por um programa que as busque pelo CNPJ da empresa junto ao banco de dados dos órgãos de fiscalização da área. Isso elimina a necessidade de trabalhadores gastarem tempo esperando por documentos recebidos em e-mail e terem de conferir a autenticidade um a um.

Outra possibilidade é utilizar a automação de marketing para fazer o relacionamento com potenciais clientes de forma personalizada e com maior tendência a fechar negócios.

Com a ferramenta, o aumento da base de contatos não impacta negativamente o negócio. A automação consegue segmentá-los por interesse e diversas outras características e fazer a interação com eles de maneira direcionada — seja com 5 mil ou 50 mil contatos.

Logo, gerando leads e se relacionando com eles de maneira escalável fica mais fácil crescer continuamente e também escalar a receita.

5. Investir para o longo prazo e para a escalabilidade

Quando o fracasso da escalabilidade nas empresas ocorre, pode ter causas diversas. Uma delas é a falta de preparação, especialmente quando o empreendimento necessita de ativos físicos para suas operações.

Mesmo que um supercrescimento pareça algo apenas do futuro, seu planejamento pode começar agora para o negócio estar preparado.

Por exemplo, uma empresa da área de transportes e logística não consegue crescer sem aumentar sua frota e ter mais espaço físico. Porém, são ativos de valores elevados e que, se adquiridos com antecipação em financiamentos ou à vista, podem descapitalizar o negócio e afetar sua saúde financeira.

Então, o negócio pode se preparar com consórcios imobiliários e de caminhões. Como as prestações de consórcios são mais baixas que as de financiamentos, e os prazos são maiores, iniciar a preparação antecipadamente para aquisição de tais ativos não precisa ser algo que impacte demais as finanças atuais.

6. Acabar com gargalos

Os gargalos muitas vezes passam despercebidos, pois antes do aumento do volume de atividades algumas delas realmente não se mostram negativas. Mas os gestores têm de, analisando todas elas, identificar quais podem gerar problemas futuramente — além das que já geram.

Os fretes são pagos em dinheiro? É verdade que seus valores são exatos, conhecidos antecipadamente, mas é algo ruim até mesmo para uma pequena frota. Agora, pensando na escala, imagine 30 motoristas esperando por dinheiro do caixa para pagar o frete.

Para isso não precisa nem de cartão. Existem chips instalados nos veículos que permitem que eles utilizem vias sem parada, quando as praças as têm, e o valor é debitado diretamente da conta do negócio.

Os motoristas recebem dinheiro para refeições e abastecimento? Acabe com isso. Em um cálculo errado de algum deles o dinheiro pode acabar e o profissional ficará empenhado na estrada aguardando uma solução que venha da sede. Não é um grande gargalo se forem 10 motoristas e ocorrer com apenas um, mas quando forem 50 e isso acontecer com 10 será um problema.

Invista em sistemas de pagamentos com cartões carregáveis e sempre os carregue com um valor a mais de margem de segurança. Isso torna a escrituração na contabilidade mais fácil e exata, eliminando os problemas em percurso e evitando o desperdício de dinheiro, como pequenos trocos que não voltam ao caixa mas se acumulam entre as perdas.

Por falar em redução de perdas, a escalabilidade nas empresas também depende da redução de custos para um crescimento com fluxo de caixa sempre positivo. Portanto, que tal saber como reduzir gastos no negócio em 9 passos certeiros?